Diálogo con Carmen Chiaradonna, secretaria Administrativa de la UNQ, sobre el proceso de reingeniería que su área debió afrontar durante la pandemia*.
“Sé que si no resolvemos algo o si nos demoramos, los engranajes dejan de girar. Pero lo cierto es que si no están los docentes, los alumnos, los investigadores, los becarios y los extensionistas, nosotros no tenemos ningún sentido. En concreto, nosotros estamos porque ellos están y no al revés. Si el corazón no está, nosotros no latimos”, señala Carmen Chiaradonna, a cargo de la Secretaría Administrativa de la Universidad Nacional de Quilmes (UNQ). Los números en cualquier institución son fundamentales y Carmen los maneja como nadie. En este diálogo describe cuál fue el rol de su área durante este tiempo de excepción, explica por qué la virtualidad puede funcionar como una buena herramienta para mejorar la gestión cuando la presencialidad retorne y argumenta por qué está orgullosa de su equipo de trabajo.
-¿Qué hace la Secretaría Administrativa en la UNQ?
-La nuestra es un área de servicios, una pieza que acompaña muy bien todo el engranaje de educación, investigación y extensión. Aunque no somos esenciales, creo que si no estuviéramos sería muy complicado el funcionamiento de toda la institución. La UNQ está hecha de personas, que a su vez dependen de sus salarios, de servicios que se paguen y de otras actividades que resolvemos desde el área, vinculadas a Recursos Humanos, Presupuesto, Tesorería, Suministros, Compras. También se incluye al Comedor y al Centro de Copiado dentro de nuestra órbita.
-¿Cómo fue el trabajo diario en el contexto de pandemia?
-De la noche a la mañana, el área –del mismo modo que ocurrió con toda la Universidad– pasó a ser remota. A diferencia de la experticia académica, nosotros no teníamos experiencia en la gestión virtual y debimos adaptar todo desde cero. Gracias al apoyo de la gente de Sistemas, en dos días logramos iniciar todo un proceso de cambio. Fue muy complejo al inicio, había que estabilizar el caos. Cómo recibir las facturas, cómo liquidarlas, qué expediente, qué resolución, cómo pagamos sin cheques a los proveedores o a los becarios, cómo, cómo y cómo. En una primera etapa de la cuarentena, ni siquiera había bancos abiertos. Desarrollamos operativos para que las personas nos envíen los CBU para poder transferir los pagos que correspondían. Los grupos de WhatsApp estallaban. Como no lo quise nombrar “Grupo de riesgo”, lo bauticé como “Grupo de riego”.
-¿Por qué?
-Me parecía más lindo, sobre todo, porque la idea era sembrar y cosechar. Rubén Seijo, el subsecretario, le agregó la imagen de una regadera para completar la metáfora. Estábamos en la oscuridad absoluta y había que crear.
-¿De qué manera, entonces, trabajó ese Grupo de riego de forma remota?
-Estuvimos súper activos. El desafío era que todo siguiera funcionando con normalidad pero sin ir a la institución. Jamás nos había ocurrido una situación como esta, por eso era fundamental el compromiso de todos y todas. Descubrimos en la virtualidad muchas herramientas maravillosas de comunicación, de diálogo y de escucha. De hecho, hay muchos procesos administrativos que se potenciaron y que mejoraron de manera notable a partir de la digitalización y la virtualización de diversas acciones.
-¿Cómo cuáles?
-Antes de la pandemia todo el mundo iba con su papelito en la mano recorriendo la Administración, para ver cómo resolver sus inconvenientes. Hubo toda una reingeniería para poder adecuarnos a las limitaciones del caso y el despliegue de acciones de seguro podrá continuar cuando la presencialidad retorne. Realizamos un proceso de apertura de la Secretaría Administrativa hacia otros sectores y diferentes grupos empezaron a participar mediante el sistema de tareas, que antes era solo de uso interno para el área.
-Una gestión más abierta y participativa…
-Exacto. De esta manera, nos evitamos los 500 mensajes por Whatsapp y los 100 correos que nos mandábamos de manera periódica. ¿Por qué? Porque todo se aloja en un mismo sitio y cada eslabón del proceso puede chequear que su parte del trabajo se efectúe de la forma en la que debe hacerse, que cada necesidad esté cubierta con su solución. Hay un trabajo de mayor articulación que solo puede ser exitoso cuando existe voluntad por parte de la gente. Ningún trabajador se quedó en el confort de lo conocido, todos fueron por más. Unas líneas aparte merece la gente del copiado y del comedor, porque durante los nueve meses de aislamiento y distanciamiento demostró una predisposición inmensa por estar, todos están ansiosos por volver. Me siento muy orgullosa de la gente con la que trabajo, ¿se nota?
-Sí, se nota. Se la escucha emocionada.
-Es que no puedo sentirme de otra manera. Tengo un lema que es: “Lo único permanente es el cambio”. En el presente, hace falta mucho orden: en el pasado apilábamos papeles en un escritorio y siempre, de alguna manera u otra, encontrábamos lo que necesitábamos. Hoy todos los documentos deben estar en sus carpetas digitales. A mayor prolijidad, mayor eficacia. En la actualidad, nos sirve esto, pero puede que mañana nos sea útil otra herramienta.
-Su Secretaría fue fundamental para el Laboratorio que procesa las muestras de Covid-19 en la Universidad.
-Hernán Farina, a cargo de la coordinación del trabajo, nos dijo a principios de año que se requería agilidad. Así que colocamos manos a la obra de inmediato y nos concentramos en el flujo de fondos. Nosotros, por fortuna, disponíamos de instrumentos (tarjetas corporativas) que les permitieron tanto a él como a Alejandra Zinni salir a comprar rápido todo lo necesario para equipar el Laboratorio de acuerdo a las necesidades que la pandemia impuso. Después de ponerlo en marcha vino lo cotidiano, entonces también debimos ocuparnos de asegurar al personal y de armar un sistema de cobranzas y pagos específico, con el propósito de eliminar trabas que pudieran significar un obstáculo. Hoy todo marcha sin problemas. Creo que los científicos y las científicas de la UNQ están con tranquilidad porque saben que detrás hay una Administración que sostiene los procesos. Nuestra meta era que ellos no tuvieran que preocuparse por nada más que procesar muestras y ayudar a controlar la pandemia. Somos un grupo de asistencia, tenemos que asistir: no tienen que romperse la cabeza por saber qué facturas entregar, qué y cómo recibir. Tienen que tener sus reactivos sobre la mesa, el resto son problemas nuestros.
-Al comienzo de la nota dijo que no eran esenciales. Sin embargo, si hacen que todo funcione, puede que sí lo sean.
-Bueno, es posible verlo así. Sé que si no resolvemos algo o si nos demoramos, los engranajes dejan de girar. Pero lo cierto es que si no están los docentes, los alumnos, los investigadores, los becarios y los extensionistas, nosotros no tenemos ningún sentido. En concreto, nosotros estamos porque ellos están y no al revés. Si el corazón no está, nosotros no latimos.
-Están muy bien calibradas todas sus metáforas.
-Hay otra frase de cabecera que es: “El cementerio está lleno de imprescindibles”. Esa la uso cuando la cosa se pone difícil. También soy difícil, no todo es un lecho de rosas, pero desde que llegué a la Universidad siempre quiero que la cosa funcione.
-Culminemos con el principio entonces, ¿cuándo llegó?
-En 2003, medio de casualidad. Trabajaba en la Auditoría General de la Nación y la persona que debía trabajar en la UNQ durante esas semanas no podía. Así que viajé a Bernal, sitio que ni siquiera conocía, e hice la auditoría. Cuando terminé mis tareas me fui, pero al año siguiente me pidieron si –al menos por un tiempo– podía hacerme cargo de la Secretaría de Administración. Acepté. Era por algunos meses y me iba, pero después fueron sucediendo los rectores, la situación se iba acomodando y me seguían pidiendo que me quede. Y a mí me fue gustando la Universidad, le tomé mucho cariño. Me siento una privilegiada de ser parte de esta institución, porque hay una comunidad que no existe en cualquier otro lado. Vengo de una historia de mucha lucha, soy la primera profesional de mi familia. Ni mis primos ni mis hermanas completaron los estudios superiores. Mi viejo era obrero ferroviario, por lo tanto, si la educación no fuese pública seguramente hoy estaría trabajando de cualquier otra cosa. Sin embargo, por suerte y por esfuerzo –primero de mi familia y luego propio– pude estudiar. Pude estudiar y estoy acá. Estoy acá y estoy feliz.
* Publicado originalmente en el portal web de la Universidad Nacional de Quilmes